Jemand geht, was ist zu tun?
Die IT-PhilGeist empfiehlt, folgende Schritte zu unternehmen, wenn ein/e Nutzer*in den Fachbereich oder das Institut verlässt:
Workflow 3: Jemand geht, was ist zu tun?
- Daten:
Das Sekretariat fragt den Nutzer, ob noch Dateien auf den eigenen Laufwerken liegen, die für andere Nutzer*innen des Arbeitsbereichs relevant sein könnten. Mit der Löschung des Mitarbeiter- oder Projektaccounts werden nämlich auch das HOME-Laufwerk (Laufwerk H:) und das Nutzer-Profil (inkl. Dateien auf dem Desktop) gelöscht.- Falls noch relevante Daten existieren, sollten diese auf einer Gruppenfreigabe oder einen USB-Stick gesichert werden, der dann einem der Nutzer des Arbeitsbereichs übergeben wird. Die IT-PhilGeist kann kurzfristig temporäre neue Gruppenfreigaben einrichten, die einzig dem Transfer von Arbeitsdaten an den/die Nachfolger*in dienen.
- Falls nur noch persönliche Daten auf einem Rechner vorhanden sein sollten, ist es nicht notwendig diese vom Nutzer löschen zu lassen, denn sie sind nicht für Dritte zugänglich (durch das Passwort geschützt) und werden bei der nächsten Neuinstallation des Rechners mit gelöscht.
- Account:
- Mitarbeiterkonten werden nach einer Frist von vier Wochen nach Vertragsende automatisch gelöscht. Mitarbeiterkonten können nach Ausscheiden den Mitarbeiters nur weiter existieren, wenn eine Mitgliedschaft in der Ernst-Reuter-Gesellschaft beantragt wird. https://www.fu-berlin.de/sites/erg/index.html. Falls die Person weiterhin in einem Projekt des Fachbereichs mitarbeitet, kann der Mitarbeiteraccount in einen Projektaccount umgewandelt werden. Dazu wird ein Projektkontoantrag ausgefüllt, auf dem oben vermerkt wird, dass es sich um eine Umwandlung eines bestehenden Mitarbeiteraccounts handelt.
- Für Projektkonten gilt keine automatische Ablauffrist. Die können durch die/den Projektleiter*in sofort und ohne extra Warnung deaktiviert oder gleich gelöscht werden. Normalfall ist die Löschung. Die Deaktivierung ist dann sinnvoll, wenn zu erwarten ist, dass der/die Nutzer*in noch einmal an die FU zurückkommt. Sollte die Person den Arbeitsbereich innerhalb der FU wechseln, wird ein neuer Projektantrag ausgefüllt, auf dem sowohl die alte als auch die neue Projektleitung und der/die Nutzer*in die Umschreibung des Accounts per Unterschrift bestätigen.
- Das Sekretariat vereinbart mit dem/der Nutzer*in einen Termin, an dem der Account gelöscht wird.
- Soll das Projektkonto bestehen bleiben, um später von einer anderen Person genutzt zu werden, muss jetzt das Kennwort geändert werden (nur durch den/die Nutzer*in selbst oder die Projektleitung möglich).
- Das Sekretariat lässt den Projektaccount löschen. Mitarbeiteraccounts verfallen automatisch.
Für die Löschung bitte eine E-Mail an benutzerservice@zedat.fu-berlin.de schreiben. Die E-Mail muss vom Projektverantwortlichen kommen. D. h. wenn Fr. Schmidt das Konto für Herrn Müller beantragt hat, muss sie dann auch die E-Mail an den Benutzerservice schreiben, damit dieser die Anfrage als "autorisiert" betrachtet. Optimal wäreauch eine elektronisch unterschriebene E-Mail, aber das ist kein Zwang.
- Transponder
Die Deaktivierung des Transponders wird vom Sekretariat beantragt. Dafür bitte eine Mail an support@campus.fu-berlin.de mit folgendem Inhalt (Vorlage) schicken. Die dazu benötigten Informationen finden Sie in Ihrer zuvor erstellten Liste mit Transpondernummern und Projektaccountnamen.