Für eine an der Graduiertenschule stattfindende Veranstaltung übernimmt die Geschäftsstelle die Kosten für Getränke (Wasser, Saft, Tee, Kaffee), die während der Konferenz oder in den Pausen konsumiert werden. Kekse geben wir ebenfalls gerne dazu. Wenn die Veranstaltung werktags in den Räumen der Graduiertenschule stattfindet, stellen wir nach Möglichkeit eine studentische Hilfskraft zur Unterstützung der Konferenz zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich zur Absprache und Planung so früh wie möglich an uns.

Kosten für ein Catering, einen Restaurantbesuch, einen Stehempfang müssen beim Vorstand beantragt werden. Um die Berechnung zu erleichtern, haben wir auch ein Merkblatt zur Finanzierung von Veranstaltungen (PDF) erstellt. Die im Merkblatt angegebenen Berechnungssätze gelten auch für Essen oder Getränke, die Sie selber eingekauft haben. Bedenken Sie bitte, dass im Merkblatt die Höchstsätze angegeben sind, die vom Vorstand selten bewilligt werden. Zur Abrechnung benötigen wir Rechnungsbelege, eine Teilnehmerliste und ggf. eine Auslagenerstattung.

Wenn Sie mit ihren Gästen essen gehen, kann die Geschäftsstelle vorab eine Kostenübernahme an das Restaurant schicken oder Sie müssen das Geld auslegen. Bitte beachten Sie, dass Kosten nur in der den Richtlinien entsprechenden Höhe abgerechnet werden können. Als Berechnungsgrundlage müssen Sie eine Gästeliste mit dem Status der Personen zusammen mit der Rechnung einreichen. Trinkgelder können in keinem Fall erstattet werden, bitten Sie deswegen die Gäste um Trinkgelder, damit wir auch weiterhin in den Restaurants willkommen sind!