Veranstaltungsorganisation
Auf dieser Seite finden Sie alle Informationen, die die FSGS-Mitglieder für die Beantragung und Durchführung von Veranstaltungen an der FSGS benötigen.
Einbindung in die FSGS
Formulieren Sie bitte kurz und knapp, welche Veranstaltung Sie vorschlagen und schicken diese Informationen an die FSGS-Geschäftsstelle unter office@fsgs.fu-berlin.de. Diese leitet die Informationen an die Doktorand*innen der FSGS weiter und bittet um Rückmeldung, wer Interesse an einer Teilnahme hat oder sich aktiv an der Organisation beteiligen möchte.
Antrag an den Vorstand
Bitte lassen Sie sich vor Einreichung des Antrags durch die Geschäftsstelle beraten. Alle interessierten FSGS-Mitglieder sollten im Antrag unter dem Punkt „Beteiligung innerhalb der FSGS“ aufgeführt sein.
Den ausgefüllten Antrag reichen Sie bitte rechtzeitig bei der Geschäftsführung ein. Bitte beachten Sie, dass die Planung einer Veranstaltung – je nach Umfang und Aufwand – mehrere Monate in Anspruch nehmen kann.
Berechnung der Kosten für Reise- und Übernachtung
Um Ihnen die Kalkulation zu erleichtern, haben wir zwei Merkblätter für Sie zusammengestellt:
Alle Personen, die von der FSGS finanzielle Unterstützung für Reise- und Übernachtungskosten erhalten, müssen den Gasttätigkeitsantrag (PDF) vollständig ausfüllen und unterschreiben.
Bitte beachten Sie:
- Erfragen Sie vor der Veranstaltung die Privatadresse sowie die Bankverbindung der Gäste (IBAN und BIC bzw. bei internationalen Banken den SWIFT-Code).
- Die Kosten können nur rückwirkend und per Überweisung erstattet werden.
- Für die Kommunikation mit den eingeladenen Gästen sind Sie als Organisator*in verantwortlich.
- Die Unterschrift der FSGS-Direktorin (am Ende des Formulars) wird durch die Geschäftsstelle eingeholt.
- Geben Sie das vollständig ausgefüllte und unterschriebene Formular bitte bei der Geschäftsstelle ab.
- Bitte weisen Sie Ihre Gäste darauf hin, dass die Auszahlungen zentral durch die Freie Universität erfolgen. Die Bearbeitung kann bis zu sechs Wochen in Anspruch nehmen – darauf hat die FSGS leider keinen Einfluss.
Berechnung der Kosten für Bewirtung
Für eine an der Graduiertenschule stattfindende Veranstaltung übernimmt die Geschäftsstelle die Kosten für Getränke wie Wasser, Saft, Tee, Kaffee, die während der Konferenz oder in den Pausen konsumiert werden…
Findet die Veranstaltung werktags und in den Räumen der Graduiertenschule statt, stellen wir nach Möglichkeit studentische Mitarbeiter*innen zur Unterstützung bereit. Bitte setzen Sie sich zur rechtzeitigen Absprache und Planung frühzeitig mit uns in Verbindung – office@fsgs.fu-berlin.de
Kosten für ein Catering, einen Restaurantbesuch, einen Stehempfang müssen beim Vorstand beantragt werden.
Zur besseren Planung und Berechnung haben wir ein Merkblatt zur Finanzierung von Veranstaltungen (PDF) erstellt. Bitte beachten Sie: Die dort angegebenen Höchstsätze werden vom Vorstand in der Regel nicht vollständig bewilligt.
Für die Abrechnung benötigen wir:
- Rechnungsbelege
- eine Teilnehmerliste (Vor- und Nachname in Druckschrift, Unterschrift, und Angabe der Institution)
- Formular zur Auslagenerstattung
Bitte sehen Sie davon ab, Essen oder Getränke selbst einzukaufen. Erstattungen sind nur in absoluten Ausnahmefällen möglich und müssen im Vorfeld mit der Geschäftsstelle abgesprochen werden.
Wenn Sie mit Ihren Gästen essen gehen möchten, gibt es zwei Möglichkeiten:
- Die Geschäftsstelle kann im Vorfeld eine Kostenübernahme direkt an das Restaurant senden.
- Alternativ müssen Sie die Kosten zunächst selbst auslegen.
Beachten Sie bitte:
- Es können nur Kosten erstattet werden, die den geltenden Richtlinien entsprechen.
- Reichen Sie zusammen mit der Rechnung eine Teilnehmerliste mit dem jeweiligen Status der eingeladenen Personen ein – Vor- und Nachname in Druckschrift und auch Unterschrift.
- Trinkgelder und alkoholische Getränke sind grundsätzlich nicht erstattungsfähig. Weisen Sie Ihre Gäste daher bitte freundlich darauf hin, selbst ein Trinkgeld zu geben, damit wir auch künftig in den Restaurants willkommen sind.
Berechnung der Kosten für Werbung
Für Veranstaltungen der FSGS kann die Geschäftsstelle gemeinsam mit den Organisator*innen ein Plakat im Format Din A2 im Corporate Design der FSGS und der FU Berlin gestalten und drucken lassen (siehe hier ein Beispielplakat).
Bitte nehmen Sie dafür mindestens acht Wochen vor der Veranstaltung per E-Mail (office@fsgs.fu-berlin.de) Kontakt mit uns auf. Senden Sie uns in diesem Zusammenhang bitte folgende Informationen:
Für die Homepage-Ankündigung:
- Veranstaltungstitel und Ankündigungstext
- Bildmaterial inkl. Bildrechte
- Veranstaltungsort, Datum und Uhrzeit
- Kontaktperson
- Anmeldefrist (falls vorhanden)
Für das Plakat:
- Veranstaltungstitel (ggf. Untertitel)
- Vortragende / Mitwirkende
- Bildmaterial inkl. Bildrechte
- Logos von ggf. Kooperationspartnern
Die Kosten für den Druck von 10 Plakaten übernimmt die Geschäftsstelle. Das Aufhängen der Plakate liegt hauptsächlich in der Verantwortung der Veranstaltungsorganisator*innen. Mögliche Orte für den Plakataushang:
- Peter-Szondi-Institut
- diverse Institute in der Rost-/Silberlaube, Holzlaube
- weitere fachnahe Einrichtungen
Nach Rücksprache können studentische Mitarbeitende bei der Verteilung unterstützen. Alle Veranstaltungen der FSGS werden über folgende Kanäle angekündigt:
- Webseite der FSGS
- Newsletter
- Twitter (X), Instagram, Linkedin, Facebook
- Mailingliste Literaturwissenschaft
- Blog
Bei sehr großen und prominent besetzten Veranstaltungen ist auch eine Ankündigung über die Webseiten der FU Berlin oder eine Pressemitteilung möglich. Ankündigungen über einzelne Institutsverteiler sprechen Sie bitte selbst mit den Institutssekretariaten ab.
Nachbereitung der Veranstaltung
Zur fotografischen Dokumentation Ihrer Veranstaltung fertigen unsere studentischen Mitarbeiter*innen während der Veranstaltung Fotos an.
Sollten Sie einen längeren Ton/Film-Mitschnitt Ihrer Veranstaltung an der FU Berlin wünschen, setzen Sie sich bitte frühzeitig mit uns in Verbindung. Die Fotos werden auf unserer Webseite und im Blog (nach Abstimmung mit den Veranstaltungsorganisatoren) verwendet.
Neben der fotografischen Dokumentation ist mit einer Mittelbewilligung durch die FSGS auch ein abschließender Konferenzbericht verbunden. Wir bitten darum, diesen zeitnah nach der Veranstaltung als WORD-Dokument an die Geschäftsstelle zu senden. Der Bericht wird – nach redaktioneller Abstimmung - auf unserer Webseite und im Blog veröffentlicht.
Für die Abrechnung bitten wir Sie, alle Unterlagen vollständig und gesammelt in der Geschäftsstelle abzugeben.
Einzureichen sind:
- Unterschriebene Gastauszahlungsformulare (PDF)
- Restaurantrechnungen, ggf. mit Kontoauszug (bei Kartenzahlung)
- Teilnehmer*innenliste (mit Angabe von Name und Status)
- Auslagenerstattungen (PDF)
- ggf. weitere Rechnungsbelege
Bitte beachten: Die Informationen zur Veranstaltung (Titel, Datum, Ort, Veranstalter*innen) müssen darauf verzeichnet sein.
