Diese Datenschutzerklärung enthält nähere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Studienabschlussberatungen im Rahmen des Projektes Endspurt. Im Folgenden informieren wir Sie darüber, um welche Daten es sich dabei handelt, auf welche Weise sie verarbeitet werden und welche Rechte Ihnen diesbezüglich zustehen.

§ 1   Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter

Verantwortliche dieser Datenverarbeitung ist die Freie Universität Berlin, Kaiserswerther Str. 16-18, 14195 Berlin. Ansprechpartner ist: Studiendekan/in des Fachbereiches Philosophie und Geisteswissenschaften, Dekanat des Fachbereiches Philosophie und Geisteswissenschaften, Habelschwerdter Allee 45, 14195 Berlin, Tel.: +49 30 838 664 19. 

Den Datenschutzbeauftragten der FU Berlin erreichen Sie unter der Adresse: datenschutz@fu-berlin.de.

§ 2   Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Hierzu gehören beispielsweise Informationen wie Ihr Name, Ihr Alter, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer, Ihr Geburtsdatum, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre IP-Adresse oder das Nutzerverhalten. Informationen, bei denen wir keinen (oder nur mit einem unverhältnismäßigen Aufwand einen) Bezug zu Ihrer Person herstellen können, z.B. durch Anonymisierung der Informationen, sind keine personenbezogenen Daten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten (bspw. das Erheben, das Abfragen, die Verwendung, die Speicherung oder die Übermittlung) bedarf immer einer gesetzlichen Grundlage oder Ihrer Einwilligung. Verarbeitete personenbezogene  Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung erreicht wurde und keine gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten mehr zu wahren sind.

§ 3   Einzelne Verarbeitungsvorgänge

1. Vermeidung von Mehrfachansprachen 

1.1. Art und Umfang der Datenverarbeitung: Um Mehrfachansprachen zu vermeiden, werden Ihr Name und Vorname gespeichert und im Zuge des regelmäßigen Anschreibens von Kohorten der Zielgruppe des Projektes verarbeitet.

1.2. Rechtsgrundlage: Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e) iVm § 28 BerlHG, § 6 Abs. 1 Nr. 1 BerlHG.

1.3. Speicherdauer: Personenbezogene Daten werden bis spätestens zum Ende des auf den Beratungstermin folgenden Semesters gespeichert. Danach werden die o.g. Daten vernichtet und/oder gelöscht.

2.  Erstellung von Notizen im Rahmen von Beratungen

2.1. Art und Umfang der Datenverarbeitung: Als Gedächtnisstütze für Folgetermine fertigen Beratende während der Beratung Notizen an. Gespeichert werden Vorname, Name, Beratungsdatum, sowie Stichworte zu Studiensituation, Beratungsanliegen, Unterstützungsfokus, erarbeiteten Lösungs(ansätzen) und Folgeschritten (ca. eine Din A4 Seite).
 Im Nachgang einzelner Beratungen dokumentieren Beratende die Beratung. Dabei werden Ihre personenbezogenen Daten anonymisiert und in ein Formular übertragen, sodass kein Rückschluss auf Ihre Person möglich ist. Auf die anonymisierten Daten haben Projektkoordination und Projektleitung Zugriff. Die anonymisierten Daten werden statistisch für die interne Projektevaluation und zu Sicherung der Qualität der Beratungen, sowie für Projektberichte und wissenschaftliche Publikationen verarbeitet.
Ein Beispiel des Formulars finden Sie unter folgendem Link: 

2.2. Rechtsgrundlage: Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e) iVm § 28 BerlHG, § 6 Abs. 1 Nr. 1 BerlHG.

2.3. Speicherdauer: Personenbezogene Daten werden bis spätestens zum Ende des auf den Beratungstermin folgenden Semesters gespeichert. Danach werden die o.g. Daten vernichtet und/oder gelöscht. Anonymisierte Daten werden bis zum Projektende auf dem Server des hausinternen Confluence-Systems gespeichert und anschließend gelöscht. 

§ 4   Empfänger  

Bei der unter § 3, Abs. 1 beschriebenen Datenverarbeitung, emfangen Beratende und Mitarbeiter*innen im Projekt ihre Daten und haben Zugriff auf diese. Bei der unter § 3, Abs. 2 beschreibenen Datenverarbeitung, hat ausschließlich die Sie beratende Person Zugriff auf die Daten.  

Eine Weiterleitung Ihrer Daten an Empfänger*innen außerhalb der FU Berlin findet nicht statt. Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte oder weitere berechtigte Empfänger, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben. 

§ 5   Ihre Rechte 

Sie haben gegenüber den Verantwortlichen grundsätzlich folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
• Recht auf Widerspruch gegen die Erhebung, Verarbeitung und/oder Nutzung, Art. 21 DSGVO

Letztlich haben Sie die Möglichkeit, sich über eine Ihrer Auffassung nach unzulässige Datenverarbeitung bei der zuständigen Datenschutzbehörde zu beschweren. Die für die FU Berlin zuständige Datenschutzbehörde ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (https://www.datenschutz-berlin.de/).

Nach der Anonymisierung Ihrer Daten entfällt die Möglichkeit einer Löschung, da eine Zuordnung zu Ihrer Person nicht mehr möglich ist. Eine Löschung individueller Datenbestände ist dann nicht mehr durchführbar.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt.

Berlin, am 27.10.25