Berechnung der Kosten für Bewirtung

Für eine an der Graduiertenschule stattfindende Veranstaltung übernimmt die Geschäftsstelle die Kosten für Getränke wie Wasser, Saft, Tee, Kaffee, die während der Konferenz oder in den Pausen konsumiert werden…
Findet die Veranstaltung werktags und in den Räumen der Graduiertenschule statt, stellen wir nach Möglichkeit studentische Mitarbeiter*innen zur Unterstützung bereit. Bitte setzen Sie sich zur rechtzeitigen Absprache und Planung frühzeitig mit uns in Verbindung – office@fsgs.fu-berlin.de

Kosten für ein Catering, einen Restaurantbesuch, einen Stehempfang müssen beim Vorstand beantragt werden.

Zur besseren Planung und Berechnung haben wir ein Merkblatt zur Finanzierung von Veranstaltungen (PDF) erstellt. Bitte beachten Sie: Die dort angegebenen Höchstsätze werden vom Vorstand in der Regel nicht vollständig bewilligt.

Für die Abrechnung benötigen wir:

• Rechnungsbelege
• eine Teilnehmerliste (Vor- und Nachname in Druckschrift, Unterschrift, und Angabe der Institution)
• Formular zur Auslagenerstattung

Bitte sehen Sie davon ab, Essen oder Getränke selbst einzukaufen. Erstattungen sind nur in absoluten Ausnahmefällen möglich und müssen im Vorfeld mit der Geschäftsstelle abgesprochen werden.

Wenn Sie mit Ihren Gästen essen gehen möchten, gibt es zwei Möglichkeiten:

• Die Geschäftsstelle kann im Vorfeld eine Kostenübernahme direkt an das Restaurant senden.
• Alternativ müssen Sie die Kosten zunächst selbst auslegen.

Beachten Sie bitte:

• Es können nur Kosten erstattet werden, die den geltenden Richtlinien entsprechen.
• Reichen Sie zusammen mit der Rechnung eine Teilnehmerliste mit dem jeweiligen Status der eingeladenen Personen ein – Vor- und Nachname in Druckschrift und auch Unterschrift.
• Trinkgelder und alkoholische Getränke sind grundsätzlich nicht erstattungsfähig. Weisen Sie Ihre Gäste daher bitte freundlich darauf hin, selbst ein Trinkgeld zu geben, damit wir auch künftig in den Restaurants willkommen sind.