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Neu hier, was nun?

Mit "Nutzer*innen das Fachbereichs oder Instituts" sind Gäste, Stipendiat*innen und (stud.) Mitarbeiter*innen gemeint. Eben alle, die auf Ricoh-Druckern drucken oder andere Ressourcen wie z. B. Gruppenlaufwerke (Laufwerk I:) nutzen können sollen. Dazu können in Ausnahmefällen auch Promotionsstudierende (*) zählen.

Workflow 1: Bevor ein/e neue/r Nutzer*in des Fachbereichs den Dienst antritt (einen Monat bis eine Woche vorher):

  1. Standort und Ausstattung auf Existenz und Brauchbarkeit überprüfen oder die IT-PhilGeist fragen.
  2. Falls etwas gebraucht wird: Beschaffungswunsch an it@philgeist.fu-berlin.de schicken und möglichst den/die Nutzer*in ins Cc setzen.
  3. Falls nichts Neues gebraucht wird, gleich der IT-PhilGeist schreiben, in welchem Raum und an welchem Rechner gearbeitet werden soll und ob noch andere Personen an dem Rechner arbeiten werden. Vielleicht steht eine Neuinstallation des Rechners aus, die dann gleich vorher durchgeführt werden kann. Wichtig ist in diesem Falle die Information, ob vorher eine Datensicherung durchgeführt werden muss oder nicht. Die Nummer der Netzwerkdose, an der der Rechner angeschlossen ist (z.B. JK31/123/2-1) ist meistens auch eine hilfreiche Information. Zur Identifikation des Rechners ist die ZEDAT/FB-interne Inventarnummer [Foto!] am besten geeignet. Fehlt diese, hilft auch die Anlagennummer (FUB xxxxxxxxxx) oder die Seriennummer / der Servicetag des Rechners.
  4. Der IT-PhilGeist den Accountnamen und die notwendigen Aufgaben und Berechtigungen mitteilen (z.B. bei SHKs die hinsichtlich anstehender Aufgaben erforderlichen Zugriffe auf Gruppenfreigaben, Drucker und Gruppenmailboxen). Wenn noch kein ZEDAT-Account vorhanden ist, gleich zum zweiten Workflow gehen.

Workflow 2: Wenn der/die neue Nutzer*in dasteht und arbeiten will:

  1. Im Sekretariat: Über das Prozedere informieren und Kontaktdaten der IT-PhilGeist mitgeben. https://www.geisteswissenschaften.fu-berlin.de/fachbereich/beauftragte/edv/index.html.
  2. Im Sekretariat: Falls Personalnummer bereits vorhanden weiter zur Schritt 3. Anderenfalls Projektaccountantrag vom künftigen Nutzer ausfüllen lassen: https://www.zedat.fu-berlin.de/Antragsformulare#Benutzungsantrag_fr_einen_Projekt_45Account Neue Mitarbeiter, die noch über keine Personalnummer verfügen, vermerken "nach Zuteilung der Personalnummer in Mitarbeiteraccount umwandeln" oben auf dem Antrag, Projektmitarbeiter*innen und Gäste ohne Arbeitsverhältnis tun dies nicht.
  3. Mit einem gültigen Ausweis oder Dokument mit Lichtbild, zum ZEDAT-Benutzerservice schicken und Account beantragen lassen. https://www.zedat.fu-berlin.de/Benutzerservice. (Achtung - dieser hat seit Neuestem Mittwoch geschlossen.)
  4. Dann gleich weiter zum Field-Service der ZEDAT (der Glaskasten im Gang JK27, hinter dem Benutzerservice und den beiden Pool-Räumen) schicken und Transponder auf blaues Gerät halten lassen, damit der Transponder für die Ricoh-MFPs aktiviert wird. https://www.zedat.fu-berlin.de/WirUeberUns.
  5. Wenn der/die Nutzer*in wieder zurück im Sekretariat angekommen ist, wird der von der ZEDAT vergebene (Projekt-)Accountname und die Transpondernummer am einfachsten in einer selbst erstellten Liste notiert (die wird beim Weggang benötigt).
  6. Dann bitte eine E-Mail mit dem Kontonamen und den ggf. noch benötigten Ressourcen (Gruppenfreigaben, Drucker, Gruppenmailboxen, ...) an die IT-PhilGeist schicken. Die IT-PhilGeist setzt dann die Berechtigungen und veranlasst die weiteren Kontoeinrichtung durch die ZEDAT.
  7. Sobald die Kontoeinrichtung erfolgt ist (in der Regel spätestens ein bis zwei Tage später) schickt die IT-PhilGeist dann dem Benutzer und dem Sekretariat eine Bestätigung für die Einrichtung des Kontos.
  8. Für weiteren Support ist die IT-PhilGeist dann wie gewohnt per E-Mail (it@philgeist.fu-berlin.de) und Telefon (72404) erreichbar. Wenn eine Person das Institut / den Fachbereich verlässt, bitte Workflow 3 "Jemand geht, was ist zu tun" beachten!

* Eben diese Gruppe darf natürlich trotzdem kopieren und "Scan an E-Mail" machen, bekommt aber ohne Projektkonto keine Berechtigung auf weitere Ressourcen des FBs. Hier bitte nur eine Information über Anwesenheit, Institutszugehörigkeit und Kontonamen an it@philgeist.fu-berlin.de schicken.

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