Beantragung und Abrechnung von Reisekosten

Wenn Sie Reisekosten von der Friedrich-Schlegel-Graduiertenschule oder einem der Schule assoziierten Projekt bewilligt bekommen haben, reichen Sie bitte alle Formulare bei uns ein. Welche das sind, ist im Folgenden aufgeführt.

Richtlinien zur Abrechnung von Reisekosten

Unabhängig davon, über welchen Geldgeber die Reisekosten erstattet werden (FSGS, DFG, Volkswagenstiftung, Einstein Stiftung Berlin etc.), handelt es sich um Steuergelder, die sorgsam ausgegeben und nach den Richtlinien des Bundesreisekostengesetzes abgerechnet werden müssen. Die wichtigsten Richtlinien, was abgerechnet werden kann und was nicht, haben wir für Sie auf einem Merkblatt zusammengestellt.

Stipendiat/innen der Graduiertenschule

Die Stipendiat/innen der Graduiertenschule verfügen über ein festgelegtes Reisekostenbudget. Aus diesem Budget können Reisen im In- und Ausland finanziert werden, die dem Forschungsprojekt dienlich sind. Bitte reichen Sie die folgenden Formulare im Sekretariat der Geschäftsstelle ein:

  • Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise spätestens vier Wochen vor Reisebeginn mit folgenden Anlagen:
    (*) Befürwortung der Reise durch die Erstbetreuerin / den Erstbetreuer der Dissertation → kann per Email direkt an die Geschäftsstelle geschickt werden
    (*) Tagungsprogramm und / oder andere Informationen zur Reise (Einladung, Teilnahmebestätigung, etc.) → kann per Email direkt an die Geschäftsstelle geschickt werden
    (*) Informationen über Reisekostenzuschüsse von anderen Geldgebern

Als StipendiatInnen gelten Sie als "Extern/e": Bitte füllen Sie den Antrag analog zu diesem Muster aus. Wenn Sie einen Vorschuss für die Reise beantragen wollen, benötigen Sie diesen Antrag.

  • Antrag auf Abrechnung von Reisekosten spätestens 6 Monate nach Abschluss der Reise mit folgenden Anlagen:
    (*) Orginalbelege für alle abzurechnenden Kosten, aufgeklebt auf ein beschriftetes (Name des / der Reisenden, Angaben zur Reise) DIN-A-4-Blatt
    (*) Bei Fremdwährung bitte zu jedem Beleg Angaben zum Wechselkurs am Tag der Auszahlung des Betrages vermerken (www.oanda.com) sowie die Euro-Summe
    (*) Bei Zahlungen mit Kreditkarte oder per Überweisung bitte Kreditkartenabrechung oder Kontoauszug beilegen
    (*) Kurzer Bericht zur Reise mit Informationen zu Anlass, Zeitraum und Erfolg der Reise → kann per Email direkt an die Geschäftsstelle geschickt werden.

Hier nochmal alle benötigten Anträge im Überblick:

Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise (PDF)
Antrag auf Vorschuss für eine Dienstreise (PDF)
Antrag auf Abrechnung einer Dienstreise (PDF)

Sämtliche Dokumente finden Sie auch hier.

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An der FU Berlin angestellte Mitglieder der Graduiertenschule

Bitte reichen Sie die folgenden Formulare im Sekretariat der Geschäftsstelle ein, wenn Sie eine Reisekostenerstattung vom Vorstand der FSGS bewilligt bekommen haben oder in einem der von der FSGS administrierten Forschungsprojekte angestellt sind:

  • Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise (Webseite der FUB)
    (*) Tagungsprogramm und / oder andere Informationen zur Reise (Einladung, Teilnahmebestätigung, etc.) → kann per Email direkt an die Geschäftsstelle geschickt werden
    (*) Informationen über Reisekostenzuschüsse von anderen Geldgebern
  • Falls ein Abschlag ausgezahlt werden soll: Antrag auf Abschlagszahlung für eine zu erwartende Reisekostenvergütung (Webseite der FUB)
  • Formular für die Abrechnung der Reisekosten (Webseite der FUB)
    (*) Orginalbelege für alle abzurechnenden Kosten, aufgeklebt auf ein beschriftetes (Name des / der Reisenden, Angaben zur Reise) DIN-A-4-Blatt
    (*) Bei Fremdwährung bitte zu jedem Beleg Angaben zum Wechselkurs am Tag der Auszahlung des Betrages vermerken (www.oanda.com) sowie die Euro-Summe
    (*) Bei Zahlungen mit Kreditkarte oder per Überweisung bitte Kreditkartenabrechung oder Kontoauszug beilegen
    (*) Kurzer Bericht zur Reise mit Informationen zu Anlass, Zeitraum und Erfolg der Reise → kann per Email direkt an die Geschäftsstelle geschickt werden
Warum dauert die Abrechnung so lange? Die Anträge und Formulare werden von der Geschäftsstelle der FSGS an das Institut, an dem der / die Reisende Lehrverpflichtungen hat, zur Genehmigung weitergeleitet und anschließend dem FB Philosophie und Geisteswissenschaften vorgelegt. Die Prüfung erfolgt abschließend über I A 30 G, die Abrechnung über die Reiskostenstelle. Dort kann auch der aktuelle Bearbeitungsstand eingesehen werden.
Zur Website Fachbereich Philosophie und Geisteswissenschaften
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