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Veranstaltungsorganisation

Einbindung in die FSGS

Formulieren Sie bitte kurz und knapp, welchen Veranstaltungsvorschlag Sie haben und schicken Sie diese Informationen an die Doktorand/innen und PostDocs der FSGS. Bitten Sie um Rückmeldung, wer sich für diese Veranstaltung interessiert, teilnehmen würde oder auch aktiv in die Organisation einsteigen möchte.

Antrag an den Vorstand

Mitglieder der FSGS reichen einen Antrag an den Vorstand ein und bitten um Gewährung von Mitteln der FSGS für ihre Veranstaltung. Reichen Sie den Antrag bitte so früh wie möglich digital in der Geschäftsstelle ein.

Berechnung / Abrechnung der Kosten für Reise- und Übernachtung

Um Ihnen die Berechnung der Reise- und Übernachtungskosten zu erleichtern, haben wir Ihnen ein Merkblatt (PDF) erstellt. Gerne können Sie zudem zur Beratung in die Geschäftsstelle der FSGS kommen.

Personen, die von uns Geld zur Deckung ihrer Reise- und Übernachtungskosten erhalten, müssen das hinterlegte Formular (PDF) unterschreiben. Bitte achten Sie darauf, dass neben der Unterschrift IBAN und BIC eingetragen wurden. Kosten können nur rückwirkend per Überweisung erstattet werden. Für die Kommunikation mit den eingeladenen Gästen sind Sie als Organisator/innen verantwortlich. Die Unterschrift der Direktorin der FSGS (am Ende des Formulars) holen wir ein. Geben Sie das vom Gast vollständig ausgefüllte und unterschriebene Formular bitte in der Geschäftsstelle ab.

Berechnung der Kosten für Bewirtung

Für eine an der Graduiertenschule stattfindende Veranstaltung übernimmt die Geschäftsstelle die Kosten für Getränke (Wasser, Saft, Tee, Kaffee), die während der Konferenz oder in den Pausen konsumiert werden. Kekse geben wir ebenfalls gerne dazu. Sollten Sie weitere Dinge benötigen und selber einkaufen, reichen Sie bitte mit dem Beleg eine Auslagenerstattung ein.

Wir stellen eine studentische Hilfskraft zur Unterstützung der Konferenz zur Verfügung, wenn die Veranstaltung werktags in den Räumen der Graduiertenschule stattfindet. Bitte wenden Sie sich zur Absprache und Planung so früh wie möglich an uns.

Kosten für ein Catering, einen Restaurantbesuch, einen Stehempfang müssen beim Vorstand beantragt werden. Um die Berechnung zu erleichtern, haben wir auch hier ein Merkblatt erstellt. Die im Merkblatt angegebenen Berechnungssätze gelten auch für Essen oder Getränke, die Sie selber eingekauft haben. Bedenken Sie bitte, dass im Merkblatt die Höchstsätze angegeben sind, die vom Vorstand selten bewilligt werden. Zur Abrechnung benötigen wir Rechnungsbelege, eine Gästeliste und ggf. eine Auslagenerstattung.

Wenn Sie mit ihren Gästen essen gehen, kann die Geschäftsstelle vorab eine Kostenübernahme an das Restaurant schicken oder Sie müssen das Geld auslegen. Bitte beachten Sie, dass Kosten nur in der den Richtlinien entsprechenden Höhe abgerechnet werden können. Als Berechnungsgrundlage müssen Sie eine Gästeliste mit dem Status der Personen zusammen mit der Rechnung einreichen. Trinkgelder können in keinem Fall erstattet werden! Sollten Sie Geld ausgelegt haben, reichen Sie bitte mit dem Beleg und der Gästeliste eine Auslagenerstattung ein.

Berechnung der Kosten für Werbung

Für eine Veranstaltung der FSGS kann die Geschäftsstelle ein Plakat (DIN A 2) im Corporate Design der FSGS und der FU Berlin erstellen und drucken (siehe hier ein Beispielplakat). Die Kosten übernimmt die Geschäftsstelle. Das Aufhängen der Plakate liegt in der Verantwortung der Veranstaltungsorganisator/innen. Wir unterstützen aber ggf. durch eine studentische Hilfskraft. Wir bitten auch hier um frühzeitige Kontaktaufnahme.

Sollen vom Corporate Design abweichende Plakate oder auch Flyer hergestellt werden, müssen die Kosten für Design und Druck beantragt werden. Zudem müssen hinreichende Gründe für die Abweichung vom Corporate Design vorliegen. Zur Abrechnung brauchen wir Rechnungsbelege. In Absprache mit den Konferenzorganisator/innen kann die Geschäftsstelle den Auftrag erteilen und die Rechnungen direkt begleichen.

Alle Veranstaltungen der FSGS werden auf der Webseite der FSGS, im Email-Newsletter, auf unserer Facebookseite und über den Blog angekündigt. Ankündigungen über die Webseiten der FU Berlin sind nur bei sehr großen und prominent besetzten Veranstaltungen möglich. Ankündigungen über einzelne Institutsverteiler sprechen Sie bitte selber mit den Institutssekretariaten ab.

Nachbereitung der Veranstaltung

Zur fotografischen Dokumentation der Veranstaltung stellen wir Mitgliedern der FSGS eine Kamera zur Verfügung. Mit dieser Kamera können auch kurze Filmaufnahmen (mit Stativ) gemacht werden. Sollten Sie einen längeren Ton/Film-Mitschnitt Ihrer Veranstaltung an der FU Berlin wünschen, setzen Sie sich bitte frühzeitig mit uns in Verbindung. Die Kosten für einen solchen Mitschnitt können von der Geschäftsstelle übernommen werden. Die Fotos werden auf unserer Webseite und im Blog verwendet.

Neben der fotografischen Dokumentation ist mit einer Mittelbewilligung durch die FSGS auch ein abschließender Konferenzbericht verbunden. Wir bitten darum, diesen zeitnah nach der Veranstaltung als WORD-Dokument an die Geschäftsstelle zu senden. Der Bericht wird auf unserer Webseite und im Blog veröffentlicht.

Zur Abrechnung der Kosten kleben Sie Einzelbelege (z. B. für Einkäufe oder Catering) bitte auf ein DIN A 4 Blatt, das oben Informationen zur Veranstaltung (Titel, Datum, Ort, Veranstalter/in), der Art der belegten Kosten (Auslagen, Verpflegung, Reisekosten etc.) und die Gesamtsumme verzeichnet. Reichen Sie bitte alle Belege, Gästelisten, Gastformulare, Auslagenerstattungen nach Möglichkeit gesammelt im Sekretariat der Geschäftsstelle ein.

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